미라클 모닝 챌린지가 뜨거운 데는 효율적인 자기관리라는 큰 그림이 작용한다. 개강을 앞둔 지금, 일과 학업을 병행하는 방송대 학우들에게 자기관리의 기본은 아무래도 시간관리일 것이다. 어떻게 하면 학업도 잡고, 일도 잘 해낼 수 있을까. 시간관리 전문가인 김대곤 오방리더십연구원장에게 ‘시간관리의 원칙’을 듣는다.
오죽하면 직장인을 바쁘게(busy) 일(business)하는 사람이라고 했을까? 그러나 바쁠수록 돌아가라는 말이 있다. 일의 올바른 방향을 몰라 우왕좌왕하는 시간을 줄여야 한다. ‘순간의 선택이 운명을 좌우한다’. 인생이란 삶과 죽음 사이(間)에서 전개되는 선택의 드라마다. 선택의 순간은 크게 3가지 사이(間)가 있다. 시간, 공간 그리고 인간이라는 3간(3間)이다. 이 중 시간의 선택이 운명이다. 운명의 다른 말은 사주팔자다. 태어난 시간에 따라 운명이 결정된다고 보는 것이 운명론이다. 반면에 내 운명을 나도 선택할 수 있다는 것이 시간관리이다. 이른바 팔자를 고치는 일이다. 우리가 다룰 주제다. 시간관리의 궁극 목적은 내가 삶의 주인이 되는 일이다. 자, 시간관리의 원칙과 방법을 살펴보자.
중요한 일을 최우선으로
몇 시부터 몇 시까지 무엇을 하겠다는 식으로 시간의 흐름에 ‘나’를 대입시키지 말자. 그것은 나를 시간의 노예로 넘기는 짓이다. 바쁘게 사는 게 시간관리의 목적이 아니다. 시간계획은 나를 기준으로 삼아야 한다. 내 꿈을 실현하고, 우리가 같이 행복해지는 것임을 잊지 말자. 이를 위해 먼저 ‘내가 원하는 최종 목표’를 설정한다. 다음에 최종 목표를 이루기 위한 부수적 목표를 잘게 쪼개어 TO DO 리스트로 만든 후, 그것을 시간 흐름에 대입하자. 이때 우선순위를 정한다. 최종 목표에 가장 큰 영향을 주는 것은 A이고, 다음은 B, C이다. A부터 시간 계획에 대입하다 보면 시간이 부족하다. 그러면 C, B는 미뤄두거나 포기해야 한다. 모든 것을 다하겠다는 것은 욕심이고 환상이다. 시간이란 자원은 유한하다. 이 점을 깨닫는 것이 중요하다.
그러나 미뤄둔 일은 절약한 시간과 자투리 시간에 얼마든지 활용할 수 있다(박스 참조). 나에게 소중하지도, 긴급하지도 않은 일은 줄이고 그 시간을 소중한 일로 전환해 사용하는 것이 시간관리의 대원칙이다. 특히 중요하지도 않으면서 중요한 것처럼 보이는 일들을 줄여야 한다. 나도 하기 싫고, 할 필요도 없는데, 체면치레로, 혹은 남들이 하니까 덩달아 하는 일들이다.
예를 들면 동료들과의 커피 타임이나 술자리에 마지못해 따라가는 일이나, 연예인들의 팬 미팅에 참여하는 일 등이다. 물론 힐링이 된다면 가끔 참여할 수 있다. 아무튼 나에게 도움이 되지 않는 일은 과감히 포기하는 용기가 필요하다. 싫은 것은 NO라고 말하자. 전문가의 분석에 의하면 이런 낭비시간의 비중이 보통사람은 50~60%나 된다고 한다. 중요하지도 않으면서, 얼떨결에 습관적으로 하는 일들을 줄이자. 그러면 정말로 중요한 줄 알면서도 ‘다음에 꼭 해야지’라고 미뤄뒀던 일들을 얼마든지 할 수 있다. 아니 그 일을 지금 해야 한다. 예를 들면, 건강을 위한 운동, 역량강화를 위한 학습, 가족과의 시간을 확보하는 일들이다. 이런 일을 루틴(미라클 모닝 타입)으로 만들어 습관화시키면 오히려 긴급한 일이 줄어든다.
인간관계에서도 소중한 사람과의 시간 배정을 최우선으로 하고, 그 외의 사람과는 시간이 남으면 배정하자. 모든 사람으로부터 좋은 사람 소리 들으려다가, 너무 많은 시간을 낭비하고, 정작 소중한 사람을 잃을 수 있다.
시간을 집중과 이완, P-D-S로 사용
시간관리는 에너지(힘)의 효율적 사용이다. 모든 힘은 긴장과 이완의 과정에서 발생한다. 권투에서 팔뚝을 오므렸다 뻗을 때 강한 펀치가 나온다. 시간관리도 마찬가지다. 책상에 오래 앉아있다고 그만큼 성과가 나지 않는다. 에너지 집중엔 한계가 있다. 시간관리에서 실패하는 이유 중 하나는 모든 시간을 모두 집중(긴장)하려는 욕심 때문이다. 잘게 쪼개 사용하면 업무성과는 더 높아진다. 타이머를 이용해서 25분간 집중해서 일한 다음 5분간 휴식하는 뽀모도로 기법도 도움이 된다.
시간을 사용할 때 집중할 시간과 이완할 시간을 구분해 사용하자. 집중이 안 될 때 억지로 머리를 쓰기보다 잠깐 일어나 손을 씻거나, 책상 주변에서라도 천천히 걷다 보면 번뜩 아이디어가 떠오른다. 계획적인 휴식과 운동은 컨디션을 좋게 해주어, 오히려 시간 낭비를 줄이고, 생산성을 높일 수 있다. 한편, 건강한 음식을 먹고 집중할 에너지를 만드는 것도 시간관리의 하나다. 건강한 몸에서 에너지도, 집중력도 나오고, 일할 시간도 생긴다.
프로젝트는 ‘Plan-Do-See’ 단계를 지킨다. 무조건 열심히 ‘Do’하지 말고, 사전 준비·계획(Plan) 시간을 확보하면, 시행착오의 시간을 줄일 수 있다. 내일의 일정을 오늘 저녁에, 다음 주의 목표를 이번 주에, 다음 달의 목표를 이번 달에 미리 수립하자. 그리고 ‘Do’ 이후의 성찰·평가(See) 시간을 확보할 때 유사한 다른 프로젝트에서 플랜 시간을 줄일 수 있다.
도구 활용하고, 부족 시간은 아웃소싱
인생과 사업은 타이밍(timing)이다. 때를 놓치면 기회를 잃는다. 나중에 하려면 시간이 더 들거나, 기회를 복구할 수 없다. 목표를 달성하기 위해 많은 능력이 필요하다. 하지만 내가 직접 다 준비할 시간이 없다. 핵심 부분만 내가 하는게 효율적이다. 시간 절약으로 더 큰 일을 할 수 있다. 그리고 웬만하면 인터넷의 도움으로 해결할 수 있다. 부서장이라면 업무를 과감하게 팀원에게 위임하자. 나는 단순반복 업무이지만 신입사원에겐 그것도 도전일 수 있다. 그리고 동료들께 도움을 요청하자. 대신 내가 잘하는 것을 해주면 상생이 된다. 일을 혼자서 다 하겠다는 것은 어린아이의 욕심과 같다. 협업해야 한다.
그리고 시간관리
도구를 활용하자. 기존의 아날로그 방식은 휴대나 보관 그리고 검색과 일정공유도 어려워 디지털 방식을 추천하고 싶다. 포털사이트와 구글플레이나 앱스토어에서 기본적인 것은 무료로 다운받을 수 있고, 프로용 유료도 소액으로 구매할 수 있다. 시간관리 도구는 종합스케줄 관리와 집중도 높이는 것, 생산성 향상 등 크게 세 가지가 있고, 공동으로 프로젝트와 스케줄관리 및 개인 시간관리를 할 수 있는 것이 있다. ‘캘린더’, ‘생산성’ 어플의 키워드로 검색해보면 엄청나게 많다. 참고로 몇 가지만 소개한다(박스 참조).
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